Kundservice och ärendehantering är centrala delar av många branscher, från fastighetsbolag till detaljhandel, finans och IT-support. En stor utmaning är att snabbt och korrekt svara på inkommande e-postfrågor från kunder, klienter eller hyresgäster. Många av dessa frågor är återkommande och har redan tydliga svar i företagets interna FAQ eller dokumentationssystem. Genom att använda AI kan företag effektivisera sin e-posthantering, automatiskt generera utkast till svar och avlasta sina medarbetare. Detta leder till snabbare responstider och en mer konsekvent kundupplevelse, samtidigt som den människan bakom spakarna behålls i loopen.

Problemet.

Oavsett bransch tar inkommande e-post från kunder upp mycket tid. Många frågor som skickas in rör vanliga problem eller återkommande frågor, vilket gör att kundservice eller supportteam spenderar mycket tid på att svara på samma typer av ärenden. Detta skapar en ineffektiv arbetsprocess där medarbetarna får svårt att fokusera på mer komplexa och strategiska uppgifter. Dessutom riskerar svaren att variera i kvalitet beroende på vem som hanterar ärendet, vilket kan påverka kundnöjdheten.

Inom till exempel fastighetsbranschen får hyresvärdar ofta frågor om hyreskontrakt, underhåll, fakturering eller specifika regler i fastigheten. Dessa frågor har ofta fasta svar som är dokumenterade i en FAQ eller liknande, men att manuellt skriva dessa svar i varje e-post är tidskrävande. Detta problem är lika vanligt i andra sektorer där återkommande kundfrågor måste hanteras snabbt och korrekt.

Möjliga lösningar.

Traditionellt hanteras e-postkommunikation med kunder manuellt, där en medarbetare läser varje e-post, söker efter relevant information och formulerar ett svar. Denna metod är tidskrävande, särskilt när det handlar om höga volymer av ärenden och repetitiva frågor. Även om den manuella processen fungerar, innebär den att mycket av teamets tid går åt till att hantera återkommande och standardiserade frågor snarare än att lösa mer komplexa problem.

Med AI kan dessa processer automatiseras och effektiviseras. Genom att koppla en Large Language Model (LLM) till företagets FAQ eller dokumentationssystem kan AI:n automatiskt generera utkast till e-postsvar som baseras på den senaste och mest relevanta informationen. Detta gör att medarbetarna enkelt kan granska och skicka svaren, vilket minskar den tid som läggs på varje ärende och säkerställer konsekvens i svarens kvalitet.

Brikkas tillämpning.

Brikka erbjuder en AI-lösning som kopplas till företagets interna FAQ eller andra informationskällor för att automatiskt generera e-postutkast. Detta sparar tid och ger konsekventa svar, men viktigast är att medarbetarna alltid behåller kontrollen. Utkasten sparas och granskas manuellt innan de skickas, vilket innebär att kundservicemedarbetaren kan justera och lägga till personlig information vid behov.

Dessa justeringar fungerar samtidigt som en inlärning för AI:n. Med tiden skapar AI:n alltmer exakta svar som bättre stämmer överens med företagets ton och stil. Genom att analysera skillnaden mellan tidigare genererade svar i utkast och det faktiska svaret som skickas iväg från medarbetaren kan AI:n även föreslå uppdateringar till företagets FAQ när nya frågor uppstår eller när specifika svar behöver justeras. På så sätt förbättras både svarens kvalitet och företagets dokumentation, utan att medarbetarna behöver ha någon särskild AI-kunskap – de bidrar till avancerad maskininlärning genom sitt dagliga arbete.

AI-lösningen ger också möjlighet att generera rapporter som visar vilka typer av frågor som återkommer, vilket gör det lättare att identifiera trender och potentiella problemområden. Detta ger företaget värdefulla insikter och gör det möjligt att agera proaktivt för att förbättra både produkter och kundupplevelsen. Brikkas AI-lösning kombinerar effektivisering och förbättring av kundservicen, samtidigt som medarbetarna har kontroll över kommunikationen.